仕事の忙しさの感じ方は人それぞれですが、同じ部署の中でも「いつも忙しそうな人」と「余裕がありそうな人」がいます。
もちろん業務量の違いもありますが、それだけでは説明できない差があると感じています。
私自身、どちらかというと「忙しい側」の人間だったからこそ、
「なぜ忙しくなるのか」「どうすれば改善できるのか」を整理してみました。
① 業務の仕方・業務量
言わずもがなですが、同じ部署・同じ役割でも、人によって業務量には差が出ます。
その要因はさまざまですが、特に次のような人は業務が集中しやすい傾向があります。
- 仕事が早い
- コミュニケーションが円滑
- 相談を受けやすい
- 周囲から信頼されている
つまり、「できる人ほど仕事が増える」という構図です。
業務量が多い＝良いこと？悪いこと？
仕事を任されるのは、信頼されている証でもあります。
そのため、単純に悪いこととは言い切れません。
ただし問題なのは、
同じポジションなのに業務量に大きな差がある場合です。
この状態が続くと、
- 「なぜ自分ばかり…」という不満
- モチベーションの低下
- パフォーマンスの低下
につながる可能性があります。
忙しさをコントロールするための工夫
業務量そのものをすぐに変えるのは難しいですが、
「業務の進め方」で負担を軽減することはできます。
その一つが、前日の準備です。
- 翌日のタスクを書き出す
- 優先順位をつける
- 作業の順番を決めておく
これだけでも、当日の「何からやるか迷う時間」が減り、
バタバタ感はかなり軽減されます。
ポイント
忙しさの正体は、単なる業務量だけではなく
“整理されていない状態”であることも多いです。
まずは、
👉「見える化」
👉「順序立て」
この2つを意識するだけでも、体感は大きく変わります。
② 抱え込みすぎる
忙しい人は、良くも悪くも周囲への気配りができる人が多いと感じます。
例えばこんな行動、思い当たるものはないでしょうか。
- 忙しい中でも部下・後輩の教育を丁寧に行う
- 自分が関係していない問題でも解決のために動く
- 誰でもできる業務にいち早く気づいて対応する
一見すると、とても良いことばかりです。
「いい人」ほど忙しくなる理由
こういった行動ができる人は、自然と周囲から信頼されます。
その結果、
- 上司から頼られる
- 部下や同僚から相談される
- ちょっとしたことでも声をかけられる
という状況になりやすいです。
本来は良いことですが、その積み重ねによって
気づけば自分のキャパシティを超えていることも少なくありません。
気づいたら“全部やっている状態”に
さらに厄介なのが、
- 頼まれると断れない
- 自分からも役割を引き受けてしまう
という傾向です。
その結果、
👉 あらゆる業務に関わる
👉 自分の仕事が後回しになる
👉 時間がないのに人助けをしてしまう
という状態に陥ります。
対策：優しさに「線引き」をする
対策としては、①と共通する部分もありますが、
自分の時間を守る意識がとても重要です。
具体的には、
- 自分のスケジュールを常に把握する
- 「今対応できるか」を一度考える
- すぐ対応せず、時間を確保してから動く
といった行動が有効です。
ワンポイント
人から何かを頼まれたときに、
❌ 何も考えずに即対応
ではなく
⭕「少し確認させてください」と一呼吸置く
これだけでも大きく変わります。
この姿勢を見せることで、
「この人は忙しい中で動いている」と周囲にも伝わりやすくなります（これも地味に大事です笑）。
③ 仕事を振れない
忙しい人ほど、人に仕事を任せるのが苦手な傾向があります。
その理由はシンプルで、
「自分の仕事を押し付けている気がする」
という感覚があるからです。
なぜ振れないのか？
よくある心理としてはこんな感じです。
- 自分でやった方が早い
- 相手も忙しいかもしれない
- 嫌に思われたらどうしよう
- 説明する時間がもったいない
こう考えているうちに、
👉「じゃあ自分でやるか」
となり、結果的に仕事を抱え込んでしまいます。
この状態、かなり“楽”ではあるんですよね。
人に気を使うストレスがないので。
でも、それって本当に良いこと？
短期的には効率が良く見えますが、長期的に見るとデメリットも大きいです。
- 部下・後輩が育たない
- 業務が属人化する
- 仕事量の偏りが生まれる
- 周囲のモチベーション低下につながる
つまり、
自分が頑張るほど、組織としては弱くなる可能性があるということです。
対策：任せることは“仕事の一部”と考える
ここは正直、性格の影響も大きくて簡単ではありません。
ただ、一つ考え方を変えると楽になります。
👉「任せることも仕事のうち」
と捉えることです。
具体的な工夫
いきなり全部任せるのが難しい場合は、段階的にでOKです。
- 小さい仕事から任せる
- 期限とゴールだけ明確にする
- 完璧を求めすぎない
これだけでも、かなりハードルは下がります。
ワンポイント
相手のことを考えるのは大切ですが、
👉「考えすぎる」のは逆効果になることもあります。
- 成長の機会を奪ってしまう
- 信頼されていないと感じさせる
といった可能性もあるためです。
まとめ
今回は「忙しい人・忙しくない人」について整理してきました。
個人的な感覚ですが、
「忙しい」が口癖の人ほど、実はそこまで忙しくなく、
本当に忙しい人ほど忙しいと言わないことが多いと感じています。
（そもそも、言っている余裕がないんですよね。）
見えない“損”が生まれる構造
忙しいと言っている人には仕事を振りづらいため、
結果的に何も言わない人に仕事が集まり、
👉 部署内で“損をする人”が出てしまう
という構図が生まれます。
「平等」と「公平」のズレ
一見、仕事は平等に振られているように見えても、
- できる人は早く終わる
- できない人は時間がかかる
という差があるため、
👉 結果的に「残業時間が揃うように調整される」
ことも少なくありません。
その結果、
- できる人：2〜3倍の仕事量
- そうでない人：半分程度
といった状態になることもあります。
理不尽に感じる部分もありますが、
組織で働く以上、ある程度は避けられない側面でもあります。
忙しさをコントロールするために
もし今、頼られる立場で「忙しい」と感じているのであれば、
まずは自分の状況を整理することが大切です。
- スケジュールを可視化する
- 自分が対応できる範囲を把握する
- 無理な場合は調整・相談する
さらに、
- 依頼を受けたときに納期を確認する
- スケジュール的に難しければ断る
といった「断る勇気」も必要になってきます。
忙しい人と忙しくない人の本質的な違い
あくまで個人的な考えですが、
- 忙しくない人：自分の仕事を中心に考える
- 忙しい人：部署全体の仕事を自分ごととして捉える
この違いが大きいのではないかと思います。
どちらが正しいというわけではありませんが、
後者であればあるほど、忙しさは増していきます。
最後に
仕事は無理を続けるものではなく、
自分のペースで続けられることが大切です。
もし調整が難しい場合は、
👉 環境を変える（部署・職場を変える）
という選択肢も、決して間違いではありません。
仕事は大事ですが、それは自分の体が健康であってこそです。自分にとって健康に仕事ができる環境を見つけていきましょう。
コメント